Agile working: collaborazione, autonomia e flessibilità

Agile working è un concetto che ha guadagnato sempre più popolarità negli ultimi anni.

Cos'è Agile Working

Il "Lavoro agile", o "Agile working", è un metodo di lavoro che si basa sulla flessibilità, l'autonomia e la collaborazione.
Si concentra sulla creazione di un ambiente di lavoro in cui i dipendenti possono adattarsi rapidamente ai cambiamenti e rispondere in modo efficiente alle sfide del mercato.

La storia dell'Agile working

Questo approccio al lavoro ha origine nel settore dell'Information Technology (IT) negli anni '90, quando è stata sviluppata la metodologia Agile per lo sviluppo del software.

Manifesto for Agile Software Development

Nel 2001, un gruppo di esperti ha redatto il "Manifesto for Agile Software Development" (Manifesto per lo Sviluppo Agile del Software), un documento fondamentale nel contesto dell'agile working.

Il manifesto rappresenta una dichiarazione di valori e principi che guidano lo sviluppo del software in modo agile. È stato redatto per promuovere un approccio collaborativo, flessibile e orientato ai risultati nello sviluppo del software. Di seguito sono riportati i quattro valori fondamentali del manifesto:

1. Individui e interazioni più che processi e strumenti: l'importanza delle persone nel processo di sviluppo del software. Promuove la comunicazione e la collaborazione efficace tra i membri del team, riconoscendo che le interazioni umane sono cruciali per il successo del progetto.
2. Software funzionante più che documentazione esaustiva: l'obiettivo di fornire software funzionante come risultato finale. Pur riconoscendo l'importanza della documentazione, si dà maggiore importanza alla consegna di un prodotto che soddisfi le esigenze degli utenti e che sia testato e funzionante.
3. Collaborazione con il cliente più che negoziazione contrattuale: l'esigenza di una stretta collaborazione tra il team di sviluppo e il cliente o il committente. Si tratta di coinvolgere il cliente attivamente nel processo di sviluppo, comprendendo le sue esigenze e apportando modifiche in base al suo feedback continuo.
4. Rispondere al cambiamento più che seguire un piano: i requisiti e le circostanze possono cambiare durante lo sviluppo del software. Sottolinea l'importanza di essere flessibili e pronti ad adattarsi ai cambiamenti, cercando opportunità per migliorare e apportare modifiche al piano iniziale per ottenere un risultato migliore.

Il manifesto rappresenta anche dodici principi che sono correlati ai valori sopra menzionati e forniscono una guida pratica per l'applicazione dell'approccio agile nello sviluppo del software.

Il Manifesto for Agile Software Development, chiamato anche informalmente "The Agile Manifesto" ha avuto un impatto significativo nell'industria del software, promuovendo l'adozione di metodologie agili come Scrum e Kanban - descritti in seguito nel testo - e spingendo le organizzazioni a lavorare in modo più collaborativo, adattabile e centrato sulle persone.

I principi dell'agile working

Più che una tecnica vera e propria, l'agile working è l'enunciazione di alcuni principi da applicare al processo lavorativo.

• Flessibilità: flessibilità degli orari di lavoro e dei luoghi di lavoro, consentendo ai dipendenti di lavorare in modo più autonomo e di conciliare meglio la vita professionale e personale.
• Collaborazione: collaborazione tra i membri del team, incoraggiando la comunicazione aperta e la condivisione delle conoscenze per raggiungere obiettivi comuni.
• Adattabilità: capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, sia interni che esterni, per garantire la massima efficienza e produttività.
• Focus sui risultati: accento sui risultati piuttosto che sulle ore lavorative, valutando i dipendenti in base alle loro performance e al contributo fattivo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
• Rapporto di fiducia: senza il quale nessuno dei precedenti principi potrà mai attuarsi in modo pieno.

I modelli Scrum e Kanbal

Sebbene nell'agile working non esista uno schema di lavoro a step rigido che si applichi universalmente a tutti i contesti, tuttavia, ci sono alcune metodologie agili, che seguono una struttura di lavoro basata su schemi a step.

Modello Scrum

Il metodo Scrum si basa sulla definizione di periodo chiamati sprint e segue cicli a step di lavoro e verifica.

1. Pianificazione: Il team si riunisce per pianificare l'obiettivo dello sprint e definire le attività da completare. Si stabiliscono anche le priorità e viene creata una lista di lavoro chiamata "backlog dello sprint".
2. Sprint: Si avvia l'iterazione, chiamata "sprint", che di solito ha una durata fissa di due settimane o un mese. Durante lo sprint, il team si concentra sul completamento delle attività identificate nella pianificazione.
3. Daily Scrum: Ogni giorno, il team partecipa a una breve riunione chiamata "Daily Scrum" o "stand-up meeting". Durante questa riunione, i membri del team condividono brevemente ciò che hanno completato, cosa stanno lavorando e se ci sono ostacoli o sfide.
4. Revisione dello sprint: Alla fine dello sprint, il team tiene una riunione di revisione dello sprint in cui mostra i risultati raggiunti durante lo sprint. Si discute di ciò che è stato realizzato, delle lezioni apprese e di eventuali miglioramenti futuri.
5. Retrospective: Dopo la revisione dello sprint, si tiene una retrospettiva in cui il team riflette sul proprio lavoro, identifica gli aspetti positivi e quelli da migliorare e pianifica azioni correttive per il prossimo sprint.

Questi passi vengono ripetuti in modo ciclico per ogni sprint successivo, consentendo al team di adattarsi e migliorare continuamente il proprio lavoro in base al feedback e alle necessità emergenti.

Metodo Kanbal

Il metodo Kanban è un'altra metodologia agile che si basa su un flusso di lavoro visivo e limita il lavoro in corso. Sebbene non segua uno schema di lavoro a step come Scrum, presenta comunque alcune fasi chiave:

1. Definizione del flusso di lavoro: Si inizia identificando e definendo il flusso di lavoro composto da diverse fasi o colonne. Ogni colonna rappresenta uno stato o una fase del lavoro, ad esempio "Da fare", "In corso" e "Completato".
2. Creazione della Kanban board: Viene creata una Kanban board, una tavola virtuale o fisica suddivisa in colonne che rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro. Le attività o i compiti vengono rappresentati da carte o post-it e vengono spostati tra le colonne in base al progresso.
3. Limitazione del lavoro in corso: Si imposta un limite massimo di attività consentite in ogni colonna per evitare sovraccarico e favorire il flusso continuo. Questo aiuta a identificare i blocchi e a mantenere un equilibrio di lavoro tra i membri del team.
4. Visualizzazione e gestione delle attività: I membri del team possono vedere chiaramente quali attività sono in corso, quali sono state completate e quali devono ancora essere affrontate. Ogni membro del team può prendere un compito dalla colonna "Da fare" e spostarlo nella colonna "In corso" quando inizia a lavorarci.
5. Monitoraggio e miglioramento: Durante l'utilizzo del Kanban, il team tiene riunioni regolari per valutare il flusso di lavoro, identificare eventuali ostacoli e apportare miglioramenti al processo. Queste riunioni possono essere chiamate "Kanban meeting" o "Kanban review".

Il Kanban si concentra sull'ottimizzazione del flusso di lavoro, sulla gestione dell'equilibrio del lavoro e sulla riduzione degli sprechi. È un approccio altamente visuale e flessibile che consente al team di adattarsi ai cambiamenti e di lavorare in modo efficiente ed efficace.

I vantaggi dell'agile working

Un modello di lavoro meno rigido offre numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende. Proprio per la sua natura permette soluzioni più immediate non dovendo rispettare protocolli rigidi e "burocratici". Viene in un certo senso meno la certezza delle fasi del processo, serve quindi - come vedremo - un rapporto di fiducia tra tutti i professionisti al di là dei ruoli gerarchici per creare motivazione e senso di responsabilità.

I vantaggi immediati di un modello di lavoro flessibile sono:

• Miglioramento della produttività e dell'efficienza.
• Aumento della soddisfazione dei dipendenti e del benessere.
• Maggiore adattabilità alle mutevoli esigenze del mercato.
• Incremento dell'innovazione e della creatività.
• Riduzione dei costi operativi attraverso l'ottimizzazione delle risorse.

Gli svantaggi dell'agile working

Nonostante i numerosi vantaggi, l'agile working ha anche alcuni svantaggi che possono renderlo un modello difficilmente applicabile ad alcune realtà, in particolare se non dotate di una efficiente struttura tecnologica.

• Difficoltà di gestione della collaborazione e della comunicazione a distanza.
• Possibilità di maggiore stress e burnout se non gestito correttamente.
• Necessità di una solida infrastruttura tecnologica e di supporto per garantire una transizione senza intoppi.
• Necessità di un rapporto di fiducia vero tra tutte le parti che collaborano.

Spesso l'elemento critico è proprio l'affidamento necessario che dirigenti e dipendenti devono fare l'un l'altro per poter garantire l'autnomia necessaria al successo di un modello di lavoro snello e veloce.

Il rapporto di fiducia nell'agile working

Uno degli elementi fondamentali dell'agile working è la necessità di un forte rapporto di fiducia tra i membri del team e tra i dipendenti e i leader dell'organizzazione.
La fiducia è un elemento chiave per il successo dell'agile working, in quanto crea un ambiente in cui le persone si sentono libere di esprimere le proprie opinioni, collaborare apertamente e assumersi responsabilità.

Come abbiamo visto, l'agile working richiede:

• Autonomia e responsabilità: è un metodo di lavoro che spinge i team a prendere decisioni autonome e a gestire il proprio lavoro. Una solida base di fiducia permette ai membri del team di sentirsi sicuri nel prendere iniziative e nell'assumersi responsabilità per il successo del progetto.
• Collaborazione e comunicazione aperta: la collaborazione e la comunicazione aperta sono fondamentali per il successo del team. Si rende necessario che le persone possano esprimere le proprie idee, chiedere supporto e affrontare eventuali conflitti in modo costruttivo. In un contesto di fiducia, le persone sono più propense a condividere conoscenze e competenze, il che favorisce l'innovazione e l'apprendimento all'interno dell'organizzazione.
• Adattabilità e rischio: si richiede una mentalità aperta al cambiamento e la capacità di assumere rischi calcolati. Un rapporto di fiducia permette alle persone di sentirsi a proprio agio nel cercare soluzioni nuove e creative, nonché di accettare l'incertezza e il rischio associati all'approccio agile. Altrimenti si corre il rischio di rimanere ancorati a metodi e processi consolidati.

Per costruire e mantenere un rapporto di fiducia nell'agile working, è importante che i leader e i manager dimostrino coerenza, trasparenza e apertura nel comunicare con il team. Devono essere disponibili ad ascoltare, a dare feedback costruttivo e ad affrontare i problemi in modo tempestivo ed equo. Inoltre, è essenziale incoraggiare un ambiente di supporto e collaborazione, in cui si valorizzano le diverse competenze e si creano opportunità per lo sviluppo personale e professionale.

La fiducia è un pilastro chiave dell'agile working, che favorisce l'autonomia, la collaborazione e l'adattabilità. Solo attraverso un solido rapporto di fiducia, le organizzazioni possono sfruttare appieno i benefici di questo approccio, ottenendo risultati di successo e mantenendo un ambiente di lavoro positivo e produttivo.

Il lavoro in agile working e il lavoro tradizionale

Il lavoro tradizionale è maggiormente strutturato e per questo rigido, mentre il lavoro agile richiede una maggiore flessibilità e in qualche modo fiducia tra tutti coloro che vi collaborano.

Alcuni esempi di come il lavoro agile differisce dal lavoro tradizionale in specifici settori e casistiche:

Progetto di sviluppo software: Nel lavoro tradizionale, il team segue un piano di sviluppo lineare, mentre nell'agile working, il team si organizza in sprint (obiettivi a breve termine) e si adatta rapidamente alle richieste del cliente durante il processo di sviluppo.

Riunioni di team: Nel lavoro tradizionale, le riunioni di team sono programmate a intervalli regolari, mentre nell'agile working, le riunioni sono più frequenti e informali, incoraggiando la condivisione delle informazioni e la collaborazione costante.

Gestione del progetto: Nel lavoro tradizionale, la gestione del progetto si basa su piani dettagliati e gerarchie rigide, mentre nell'agile working, il team di progetto è auto-organizzato e prende decisioni collaborativamente, adattandosi ai cambiamenti lungo il percorso.

Il lavoro agile rappresenta un'evoluzione del modo di lavorare?

L'agile working rappresenta un'evoluzione significativa nella gestione del lavoro, consentendo alle organizzazioni di adattarsi ai rapidi cambiamenti dell'ambiente aziendale moderno. Pur presentando vantaggi e svantaggi, l'agile working ha dimostrato di essere efficace in molte industrie, migliorando la produttività, la soddisfazione dei dipendenti e l'innovazione. Con l'adozione di un approccio flessibile e collaborativo, l'agile working può aiutare le aziende a prosperare in un mondo sempre più dinamico e competitivo.

L'agile working e il lavoro in remoto

Con la progressiva informatizzazione delle comunicazioni si è reso possibile il lavoro in remoto (remote working). Questi due fattori hanno contribuito a ridefinire il modo in cui le organizzazioni gestiscono il lavoro e hanno aperto nuove opportunità per l'adozione dell'agile working.

Inizialmente, l'agile working si è sviluppato all'interno del contesto dello sviluppo del software, in cui i team hanno adottato metodologie agili per migliorare l'efficienza e la collaborazione. Tuttavia, con l'avanzamento delle tecnologie di comunicazione, come l'accesso a Internet ad alta velocità e le piattaforme di collaborazione online, l'agile working ha iniziato a diffondersi anche in settori e ruoli diversi e più generalizzati.

L'informatizzazione delle comunicazioni ha consentito alle persone di connettersi in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Le videoconferenze, le chat e le piattaforme di collaborazione online hanno reso possibile la comunicazione e la collaborazione efficaci anche a distanza.

Tutto questo ha aperto la strada al lavoro in remoto e alla creazione di team distribuiti geograficamente che possono lavorare insieme in modo sincrono. Questo ha consentito una maggiore flessibilità per i dipendenti, che possono lavorare da casa, da spazi di coworking o da qualsiasi altro luogo che preferiscano. L'agile working ha trovato un terreno fertile in questo contesto, poiché le metodologie agili si basano sulla flessibilità e sull'autonomia dei dipendenti.

L'informatizzazione delle comunicazioni ha permesso la condivisione immediata di informazioni, documenti e risorse, facilitando il flusso di lavoro tra i membri del team e consentendo una rapida risposta ai cambiamenti e alle richieste del mercato.

La trasparenza e la comunicazione aperta sono diventate ancora più importanti per mantenere il coinvolgimento e l'allineamento del team, nonostante la distanza fisica.

Anche in questo caso si ritorna alla centralità del rapporto di fiducia necessario tra datore di lavoro e dipendente e tra i vari ruoli gerarchici, senza il quale né il lavoro a remoto né il lavoro agile trova le condizioni per essere utile.