Guida alla scrittura di una lettera formale in inglese

L'inglese non è un titolo conseguito o un attestato, anche se talvolta avere un attestato serve. L'inglese è una lingua e come tale una disciplina pratica. Saper parlare correttamente nei diversi contesti formali e informali è l'unica prova delle proprie capacità.

La scrittura di una lettera formale in inglese richiede un linguaggio adeguato e una struttura ben definita.

Ogni lettera ha un saluto di apertura (destinatario), un contenuto e un saluto di chiusura (firma).

Saluto di apertura

Inizia la lettera con un saluto appropriato. Se conosci il nome del destinatario, utilizza "Dear" seguito dal loro titolo e cognome. Se non conosci il nome del destinatario, puoi utilizzare "Dear Sir/Madam" o l'espressione "To whom it may concern".

• "Dear John": saluto informale e confidenziale, si indica il destinatario con il nome proprio.
• "Dear Mr. Johnson": saluto formale, si indica il destinatario con il cognome preceduto dal titolo generico (Mr, Mrs, Miss - Sig., Sig.ra, Sig.na).
• "Dear Dr Johnson": saluto formale rivolto a una persona che ha un titolo professionale.
• "Dear Sir/Madam": saluto formale generico, rivolto a un interlocutore indistinto, come quando ad esempio si invia una lettera ad una azienda o altra organizzazione senza avere un destinatario specifico.
• "To whom it may concern": saluto formale ancora più generico della precedente espressione.

Apertura della lettera

Nella prima parte della lettera, presentati brevemente e spiega il motivo per cui stai scrivendo. Fornisci un contesto chiaro e conciso per la lettera. Puoi anche menzionare come hai appreso dell'opportunità di scrivere o della relazione che hai con il destinatario.

Esempio:

"I am writing to inquire about..." (Scrivo per informarmi su...)
"I am writing to apply for the position of..." (Scrivo per candidarmi alla posizione di...)
"I am writing to express my interest in..." (Scrivo per esprimere il mio interesse in...)

Il contenuto della lettera

Nel corpo della lettera, sviluppa i tuoi punti in modo organizzato e chiaro. Fornisci dettagli, evidenzia le tue competenze o esponi le tue ragioni in modo logico.

Utilizzo di paragrafi separati

Utilizza paragrafi separati per discutere argomenti diversi e mantieni ciascun paragrafo breve e al punto.

Less is more, paragrafi concisi ed essenziali

Scrivi in modo chiaro e conciso senza dilungarti in dettagli non essenziali ed evitando incisi e frasi eccessivamente lunghe.

Richiesta di un riscontro

Se si desidera chiedere la cortesia di ricevere un riscontro alla lettera, si può usare la formula:

"I am looking forward to your reply", oppure "Looking forward to hearing from you" (In attesa di un suo/vostro riscontro.)

Disponibilità a un follow-up

per ribadire la disponibilità ad approfondire le questioni scritte o se si auspica ad un incontro, si può usare le seguenti formule:

"Should you require any additional information or wish to schedule a meeting, please do not hesitate to contact me." (Nel caso in cui aveste bisogno di ulteriori informazioni o desideraste fissare un incontro, non esitate a contattarmi.)

"I am at your disposal for any further discussions or to arrange a meeting at a convenient time." (Sono a vostra disposizione per ulteriori discussioni o per organizzare un incontro in un momento opportuno.)

Ringraziamento in chiusura

Esprimi gratitudine per l'attenzione e fornisci eventuali informazioni o richieste aggiuntive. Sottolinea la tua disponibilità per ulteriori informazioni o un incontro futuro.

"Thank you for your time and attention" (Grazie per la sua disponibilità.)
"Thank you for your kind attention" (Grazie per la Sua cortese disponibilità.)
"I appreciate your time and consideration" (Apprezzo la sua disponibilità e considerazione.)

Saluto di chiusura e firma

Termina la lettera con una chiusura adeguata. Usa "Yours sincerely" se hai utilizzato il nome del destinatario nel saluto, altrimenti usa "Yours faithfully". Poi, lascia spazio per la tua firma e scrivi il tuo nome in stampatello sotto la firma.

"Yours sincerely" o "Your faithfully": saluto informale nei confronti di una persona specifica che si conosce.
"Regards" o "Best regards" o "Kind regards": saluto formale generico.
"Respectfully": saluto formale che mostra apprezzamento.

Questione di font...

Ricordati che tutto ciò che è scritto è anche visivo e che l'aspetto visivo delle parole è il primissimo impatto, prima ancora del loro contenuto semantico.

Se scrivi a mano

Quindi, se scrivi a mano, usa una calligrafia curata e leggibile.

Se scrivi al computer

Se scrivi al computer usa un font semplice ed evita font bizzarri o creativi. Evita dimensioni troppo piccole o troppo grandi ed evita variazioni di grandezza.

Utilizza font sans-serif come Arial, Verdana o Helvetica per dare un impatto moderno e informale.
Utilizza font serif come Times New Roman o Garamond per ottenere un impatto più classico e formale.

L'utilizzo di stili di testo

Evita l'utilizzo eccessivo di corsivi (italic), grassetti (bold) e sottolineature, o comunque altre decorazioni del testo.

• Corsivo (italic): Il corsivo è utile per le parole straniere (ad esempio riferimenti in latino come "conditio sine qua non" ecc.)
• Grassetto (bold): Il grassetto è utile per evidenziale una parola specifica, ma l'uso eccessivo crea un senso di disordine.
• Sottolineato: La sottolineatura richiama una attenzione particolare a un contenuto che non si vuole passi inossrvato.

In generale, vale la regola di non usare stili tipografici salvo che si rendano strettamente necessari. Considera che, in particolar modo l'uso del grassetto e della sottolineatura puù trasmettere l'impressione di voler imporre una informazione.

Rileggere prima di inviare

Spesso, nella tensione o nella fretta del momento, quando si scrive una lettera per questioni professionali o di lavoro del momento, ci dimentichiamo di rileggere quello che abbiamo scritto, con il rischio di avere refusi e incongruenze.

Questo accade ancora più di frequente se stiamo scrivendo per email o altra messaggistica via internet. Nel caso di email, consiglio di scrivere solo alla fine l'email del destinatario per evitare un invio accidentale con un click sfortunato non voluto.

Ricordati che un singolo errore ortografico, per quanto insignificante, o una frase non concludente possono svilire il contenuto del testo.